Gestione flotte veicoli: gli strumenti per la pianificazione e il controllo delle spese

La gestione flotte veicoli è un compito decisamente impegnativo, che richiede professionalità e competenze specifiche. Si tratta infatti di monitorare costantemente tutti gli aspetti relativi alla flotta, dalla manutenzione al noleggio dei mezzi, fino alle scadenze assicurative e burocratiche da rispettare.

Senza una pianificazione attenta delle attività e un controllo puntuale dei relativi costi, è facile perdere il quadro generale della situazione e incorrere in spese non programmate che possono ripercuotersi negativamente sui bilanci.

Diventa quindi fondamentale per il responsabile flotta avere a disposizione degli strumenti efficaci in grado di semplificare queste complesse operazioni di gestione.

Un software specificamente dedicato consente di tenere tutto sotto controllo in modo centralizzato, dalla manutenzione alla rendicontazione dei chilometraggi. Permette inoltre reporting avanzati per l'analisi delle performance.

Solo dotandosi di soluzioni digitali all'avanguardia è possibile svolgere nel migliore dei modi un compito tanto articolato, che richiede un monitoraggio H24 della flotta aziendale. Il software risulta quindi imprescindibile per una corretta gestione.

Gestione flotte veicoli: Pianificazione e programmazione

Pianificare in maniera oculata le attività connesse al parco veicoli aziendale, ricorrendo a noleggio a lungo termine aziende, è compito cruciale del responsabile flotta. Questa importante figura deve infatti analizzare i fabbisogni di mobilità nel medio periodo, quantificando chilometraggi annui stimati in funzione delle attività operative. Ciò al fine di dimensionare correttamente il numero di veicoli da includere nel contratto di noleggio lungo termine aziende.

Durante questa fase è necessario fare molta attenzione a rispettare i termini di rinnovo delle locazioni, per non incorrere in penali o costi non previsti. Il responsabile flotta deve inoltre mantenere aggiornate le valutazioni sui mezzi da sostituire anticipatamente in caso di guasti ricorrenti. La programmazione degli interventi di manutenzione ordinaria fondanti sul libretto veicolo, nonché di quelli straordinari attesi, agevola il contenimento dei costi nell’ambito del budget stanziato.

Compito del responsabile è infine predisporre reporting sull'andamento della flotta, individuando spazi di miglioramento dell'efficienza e del risparmio.

Software gestione flotta veicoli

L'utilizzo di appositi software consente di ottimizzare la gestione dei costi relativi al parco macchine aziendale. Tali programmi permettono infatti di monitorare in modo centralizzato e dettagliato tutte le voci di spesa connesse a ciascun veicolo: dai tagliandi di manutenzione al consumo di carburante, dai costi assicurativi alle eventuali spese straordinarie per riparazioni.

Attraverso interfaccia interactive è possibile consultare in ogni momento lo storico dei servizi effettuati e impostare notifiche in caso di interventi prossimi alla scadenza. Alcuni software mettono a disposizione utili cruscotti per analizzare le performance complessive della flotta e valutare le aree di miglioramento, ad esempio evidenziando mezzi più soggetti a guasti.

Questi tool consentono inoltre di predisporre reportistica dettagliata a fini gestionali e per la rendicontazione ai soci, prevedendo anche opzioni di fatturazione automatica dei costi sostenuti dai vari reparti. La dematerializzazione dei processi comporta quindi importanti benefici in termini di controllo delle spese e ottimizzazione della produttività del parco macchine.

Grazie alla possibilità di monitorare e confrontare le performance lavorative dei diversi mezzi, il software consente di ridistribuire le attività ottimizzando l'impiego dei veicoli più idonei ed efficienti. Per le aziende è possibile ridurre i tempi di fermo macchina per guasti, pianificando la manutenzione solo su base preventiva. Cogliendo tempestivamente anomalie di consumo, si evitano fermi e costi non programmati.

La puntuale rendicontazione digitalizzata semplifica inoltre i processi di fatturazione interdivisionale, con benefici su tempistiche e costi di gestione amministrativa. Nel lungo termine, il software assicura una corretta pianificazione del rinnovo del parco che, assieme alla minore usura indotta dalla manutenzione predittiva, permette di preservare più a lungo il valore residuo dei mezzi, con consistenti risparmi