Fleet department: ruolo, competenze e doveri del reparto flotta

Negli ultimi anni il ruolo del Fleet department, ossia il reparto aziendale preposto alla gestione della flotta di veicoli, ha registrato un progressivo incremento di rilevanza all'interno delle aziende. I mezzi aziendali ricoprono spesso un ruolo chiave per lo svolgimento efficiente delle operazioni lavorative, sia per le attività di trasporto e logistica che per l'interazione con clienti e fornitori tramite la sales force.

Gestire il parco veicoli in modo ottimale, programmando le attività di manutenzione e limitandone i tempi di fermo, ottimizzare i costi gestionali massimizzando le agevolazioni fiscali, monitorare le prestazioni dei mezzi e dei conducenti sono diventate funzioni sempre più strategiche.

Di pari passo, anche le tecnologie a supporto della flotta, come sistemi di localizzazione GPS, diagnostica da remoto e software di fleet management, hanno apportato una crescente mole di dati da analizzare. Pertanto, la capacità del Fleet department di coordinare efficacemente queste complesse dinamiche ne ha elevato progressivamente il ruolo all'interno delle organizzazioni aziendali, facendone un centro di competenza indispensabile per la gestione ottimale del business.

Fleet department: gestione amministrativa e contabile dei veicoli aziendali

La corretta gestione flotte veicoli necessita di un’area amministrativo-contabile specializzata, il fleet department, in grado di sovrintendere a tutti gli aspetti burocratici e finanziari connessi. Il reparto fleet si occupa dell’acquisto, immatricolazione e assicurazione dei mezzi aziendali, vigilando sul rispetto delle normative. Gestisce inoltre costi di manutenzione, carburante e pedaggi, rivalutando periodicamente le spese sostenute.

Un software di fleet management consente al department di monitorare i chilometraggi reali per le detrazioni fiscali, e di pianificare la sostituzione dei veicoli secondo le esigenze operative e il ciclo di vita economico. Tra le attività rientrano anche la gestione delle sanzioni per incidenti, l’eventuale noleggio a breve/medio termine e la reportistica per la direzione.

Grazie a fleet management efficace, le aziende ottimizzano tempi e costi della Gestione flotte veicoli beneficiando di detrazioni e risparmi su TCO (Total Cost of Ownership) e amministrazione.

Il TCO rappresenta il costo totale di possesso del veicolo durante il suo intero ciclo di vita aziendale, includendo tutte le voci come acquisto, manutenzione, carburante, assicurazione, pedaggi, eventuale noleggio. Un fleet management evoluto, monitorando parametri come chilometraggio, costi e scadenze, consente di contenere il TCO nel tempo grazie ad una pianificazione ottimizzata degli interventi.

Inoltre, il department fleet può beneficiare di detrazioni fiscali monitorando con precisione i chilometri effettivamente deducibili, in modo da recuperare una parte dei costi sostenuti. Infine, la reportistica informatizzata e automatismi nelle pratiche amministrative semplificano il lavoro del reparto, consentendogli di dare maggiore efficienza a parità di risorse impiegate. Tutti questi fattori contribuiscono a ridurre sia i costi diretti della gestione delle flotte, sia i costi indiretti amministrativi.

Monitoraggio, manutenzione e assistenza: garantire l'efficienza dei mezzi

Il costante Monitoraggio delle performance dei veicoli aziendali risulta fondamentale per il Responsabile flotta aziendale al fine di garantirne l'efficienza nel tempo. Attraverso sistemi di rilevazione di parametri quali consumi di carburante, chilometraggio, parametri motore e modalità di guida, è possibile valutare lo stato di salute di ciascun mezzo. Tali informazioni permettono al responsabile flotta di pianificare nel modo ottimale gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria, prevenendo guasti e malfunzionamenti che potrebbero compromettere le attività lavorative.

In tal modo sono minimizzati i tempi di inattività dei veicoli e massimizzata la loro produttività. Un ulteriore strumento utile è fornire ai conducenti assistenza stradale rapida in caso di imprevisti, garantendo loro la mobilità necessaria. Tali accorgimenti risultano cruciali per il responsabile flotta al fine di gestire i mezzi nel pieno rispetto dei livelli prestazionali richiesti dall'azienda.

Questo consente di evitare costose penalità in caso di mancato rispetto degli standard qualitativi concordati e di riuscire a fornire il solito livello di servizio nonostante possibili inconvenienti tecnici. Inoltre, grazie ad una gestione ottimale resa possibile dal monitoraggio e dalla manutenzione programmata, il responsabile flotta può contenere i costi totali di gestione dei veicoli nel medio-lungo periodo, assicurando un vantaggio competitivo all'azienda.